Comment écrire des e-mails formels en anglais

Cet article vous aidera à mieux communiquer et à rédiger des e-mails formels en anglais.

Les courriers électroniques font partie des moyens de communication les plus utilisés dans le monde. Ils sont rapides, immédiats et vous permettent d’interagir avec toutes sortes d’entreprises à l’intérieur et au-delà des frontières nationales. Au travail surtout, rédiger correctement des e-mails formels en anglais requiert certaines compétences. S’agissant d’une situation professionnelle, il est essentiel de ne pas commettre d’erreurs afin de donner une bonne impression de vous-même et de votre entreprise.

Dans cet article, vous trouverez :

• Les règles pour rédiger des e-mails formels en anglais
• Le bon format à utiliser
• Des exemples d’e-mails formels en anglais

Les règles de rédaction des e-mails formels en anglais

Pour rédiger un email en anglais dans les règles de l’art, n’improvisez pas ! Lisez les conseils suivants pour éviter de commettre des erreurs graves qui pourraient compromettre le succès de l’e-mail dès sa réception.

L’Objet

L’objet est la première information que voient les destinataires d’un e-mail, et s’il est mal écrit ou peu clair, il peut pousser le lecteur à le supprimer sans même l’ouvrir ! Il est donc important de donner un message clair et précis, dès le début, en indiquant le contenu ou la raison de l’écriture en deux ou trois mots qui attirent l’attention du destinataire.

Le Style

Contrairement à de nombreuses autres langues qui exigent des phrases longues et complexes dans un contexte écrit formel, l’anglais est très concis et privilégie les phrases courtes et une structure simple. Veillez à diviser le texte en deux ou trois paragraphes – cela permet au lecteur de voir rapidement les points essentiels.

Formules de politesse

Lorsque vous écrivez un courriel en anglais, vous n’utilisez pas seulement une autre langue, mais vous entrez aussi dans une autre culture avec des habitudes différentes. Les Anglo-Saxons en général accordent beaucoup d’attention aux formules de courtoisie et de gratitude, n’oubliez donc jamais de les ajouter.

Vérifiez l’e-mail

N’envoyez jamais un e-mail en anglais sans avoir relu ce que vous avez écrit. Les fautes de grammaire ou de frappe sont très courantes, même dans votre propre langue, alors en anglais, vous pouvez faire des erreurs beaucoup plus facilement. Vérifier deux fois ce que vous avez écrit est une mesure simple à prendre qui peut vous éviter de paraître non professionnel et surtout négligent.

Signature

Assurez-vous d’avoir configuré vos courriels pour qu’ils se terminent par toutes les informations importantes vous concernant, notamment

Nom et prénom

Votre poste

Détails relatifs à votre entreprise (nom, adresse…)

Lien vers le site web de l’entreprise

Le format d’un courriel formel en anglais

Introduction

Corps du texte

Conclusion

L’introduction

Selon le type de relation que vous entretenez avec la personne à qui vous écrivez, il existe différentes façons de commencer un e-mail, mais tout e-mail doit toujours commencer par une salutation. Dans notre cas spécifique étant formel, les options les plus appropriées sont :

Cher Monsieur/Madame/Messieurs (nom de famille du destinataire, par exemple Monsieur Black)

Dear Sir/Madam (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire) ou, plus généralement, « To whom it may concern ».

Après la salutation initiale, il vous faut une phrase d’introduction qui indique clairement la raison pour laquelle vous écrivez et qui est cohérente avec l’objet de l’e-mail. Présentez-vous brièvement (les longs textes découragent souvent les gens de les lire), puis poursuivez par :

• I am writing with regard to… (email subject)
• I am writing in connection with… (email subject)
• I am writing in reference to…

Si vous écrivez un e-mail pour envoyer des informations, vous pouvez commencer par l’une des phrases suivantes :

• I am writing to let you know…
• I am delighted to tell you… (if you are communicating good news)
• I regret to inform you that… (if you are communicating bad news)

Si vous répondez plutôt à un courrier électronique que vous avez reçu, vous pouvez dire :

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient)

Le corps du texte

Il n’existe pas de formules conventionnelles pour rédiger le corps du texte, car celui-ci varie en fonction de la fonction de ce que vous devez communiquer. Il est utile de préparer un premier jet et de procéder ensuite à d’éventuelles corrections.

Les règles générales sont que le texte doit être divisé en paragraphes courts qui évitent les abréviations et les acronymes, que vous pouvez utiliser, au contraire, lorsque vous écrivez un e-mail informel à votre famille et à vos amis.

En fonction du type de message que vous envoyez, il existe différentes façons d’écrire une invitation finale avant de terminer le courriel, par exemple :

• I look forward to hearing from you soon
• Thank you in advance
• For further information, please do not hesitate to contact me
• Please let me know if you have any questions
• Thank you for your attention

Conclusion

Les façons les plus courantes de terminer un courriel sont :

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)
• Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)
• Regards

Exemples d’e-mails formels en anglais

Voyons comment tout cela fonctionne dans la pratique.

Exemple 1: Delay with the delivery of an order

Object: Delivery delay

Dear Mr. Pascal,

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience.

Please accept our apologies.

Kind regards,

Exemple 2: Sending a product catalog

Object: New product catalog

Dear Ms. Chapman,

Following your request, we have recently sent you our new catalog. As, we are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

 For further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely,

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